关于客商名称变更时两种财务和数据处理方式的探讨

在日常工作中，供应商、客户的企业名称发生变更是比较常见的情况，在财务软件中的处理方式一般有两种。第一种是保留旧名称的客商档案，然后按新名称创建一个新客商档案，然后做凭证把账从旧名称的客商档案调整到新名称的客商档案，这种调账模式一定程度上可以直观的体现出财务信息的历史和现状，即更名前（调账前）的账簿显示的是当时的客商名称；更名后，基于调至新名称客商档案下的余额，后续使用新建的新名称的客商档案记账，更名后财务账都显示为新的客商名称，对第一种方式以下简称“调账方式”。第二种方式则是不需要按新名称新建客商档案，而是把客商档案的名称直接从旧名称改为新名称（旧名称存入曾用名称字段或者备注字段中备查），对第二种方式以下简称“改名方式”。

就财务工作本身，对客商的常规更名目前没有相关标准方面的要求，所以在具体实际操作中，上述两种方式原则上都可行，此前两种方式也都有大量使用，而现在，从业财一体、系统集成、数据治理等角度上看，本文更建议使用“改名方式”，即不新增一个客商档案也不涉及调账，直接把现有客商档案修改为最新名称的方式，以下具体的谈谈。

如果是以往单纯的财务软件，即只有总账、资产、报表等基本核算功能的财务软件（或者是只使用了ERP系统中基本核算功能模块的场景），只有记账凭证和账簿等，没有前端的业务系统或者模块，此时使用“调账方式”原则上是可以的，部分财务人员会认为账分别挂在新旧两个客商档案下可以显示历史名称，客商更名的痕迹很清晰，但使用中，如果希望查到这家客商完整的账需要同时选择新旧名称两个客商档案作为查询条件才行（例如与某客商合作10年，第5年客商更名，那么希望查10年完整的账），对非常熟悉企业账务情况的财务人员还好，对新接手的财务人员如果不知道更名历史，就可能需要查两次账才行，第一次会发现有一张名称变更的调账凭证，进而知道还有一个旧名称的客商档案存在。

而在现在常见的业财一体场景下（例如在ERP系统中很多记账凭证是由业务端功能的数据按规则自动产生的），就涉及了前端的业务内容，比如采购入库的记账凭证由采购订单下的入库单的相关数据自动产生，如果因为供应商更名而新增了新名称的供应商档案（或者主数据，典型主数据应用场景下，客商主数据推送到ERP系统后产生对应的客商档案），按此逻辑，需要相应的把采购订单的供应商档案从旧的改为新的，这对一些执行一半的采购订单的修改就比较困难了，对部分ERP系统来说甚至是无法完成这种修改的，即一个采购订单下已经录入了一系列发票并且已过账，此时是无法修改采购订单上供应商的。

以往在单独的财务软件或者模块中，客商更名时采用调账方式影响的只是财务数据，而在业财一体的情况下，如果采用调账方式将影响财务和业务数据两个方面，而对于业务端的调整，影响会比较大甚至是根本无法实现的。

上述是在使用层面的一些内容，下面谈一下业务和数据的实质。

常规的企业更名，只是企业的名称发生了改变，企业的法律实体并没有变化。而现在，更有与企业实体对应的“组织机构统一社会信用代码”（以下简称“统一社信代码”，长度18位），这个代码类似于个人的居民身份证号码。比如对个人来说，可以变更姓名，可以变更户籍所在地，但身份证号码始终不变，始终是身份证号码代表的这个人。企业也一样，更名前后，统一社信代码所代表的企业实体依旧如故，企业实体本身没有变化，所以按统一社信代码管理客商时，企业对应的客商主数据或者客商档案本身无变化，只是名称发生了改变。

例如上图，企业当前名称是南京微盟电子有限公司，虽然此前有过两个曾用名，但这家企业仍然还是这家企业，统一社信代码此前和后续仍然是同一个。（另外提一下，我们日常工作中发现在很多情况下的企业更名，企业新旧名称差异极大，新名称往往与旧名称完全无关，直观上无法把两个名称联系到一起。）

主数据管理的基本原则是规范性和唯一性，对客商主数据来说，应该最大限度保障只有唯一的一条规范的主数据对应这个客商实体。

例如上图的客商，工商营业执照上的企业名称就是中国中电国际信息服务有限公司，那么对这家企业，如果有其他的名称的数据都会导致业务的错误，比如对外会影响银企直联和开具发票；对内记账时，名称不正确导致的主数据重复会导致记账异常，比如把对该客商的同一个合同下的收款记账到了两条客商档案上，账都被错误的分开了。

对国内的常规组织机构，目前可以使用统一社信代码管理客商主数据，常规可以作为查重判断条件，保障客商主数据的唯一性，比如新录入一条客商主数据时要求输入统一社信代码，系统按此代码判断此前是否已有该客商。而现在主流的主数据管理系统或者客商档案录入功能都可以支持与征信服务平台的集成（如：企查查、天眼查，等），可以通过征信服务平台自动获取到准确的企业名称和统一社信代码，极大的减少了客商企业名称和统一社信代码等内容由录入原因导致的错误。

虽然统一社信代码非常重要，但并不建议使用统一社信代码直接作为客商主数据的编码，具体原因请详见本公众号的另外一篇内容： 客商主数据为什么不建议采用18位统一社会信用代码做编码？ 。

回到本文主题，客商的企业名称发生变更，但企业实体并没有发生变化（所以统一社信代码也没有变化），因此不需要新增一条客商主数据及客商档案数据，一条客商主数据规范唯一的代表着对应的客商实体（即客商主数据是有其业务实体属性的）。一旦因为客商更名新增了一条新名称的主数据，就背离了业务和数据实体唯一性的属性，新旧两个名称的主数据在数据层面是有冲突的。而对采用统一社信代码做唯一性校验的系统，再新录入一条统一社信代码已经在系统中存在的主数据也是无法通过查重校验的。

综上所述，在处理客商更名时，本文倾向于采用改名方式。

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